به گزارش روابطعمومی و اموربینالملل سازمان بهزیستی کشور؛ متن مصاحبه به این شرح است:
طرح جامع بازمهندسی برنامهها در نخستین گام اجرایی خود به چه دستاوردی رسیده است؟
هدف این بود که برنامههای سازمان صرفاً مجموعهای از فعالیتهای جاری نباشند، بلکه میان سیاست، هدف، فعالیت و اقدام یک ارتباط روشن و منطقی ایجاد شود. بر همین اساس، مأموریتها و برنامههای حوزههای مختلف سازمان مورد بازنگری قرار گرفت و ماتریسهای سیاست ـ فعالیت با مشارکت حوزههای تخصصی و در چارچوب هسته راهبری طرح بازطراحی و نهایی شد و بنابر این طراحی معماری برنامههای سازمان را باید مهمترین دستاورد این مرحله دانست.
از این منظر فاز اول طرح جامع، صرفاً بازنویسی برنامههای سازمان نبود. تلاش برای تغییر معماری تصمیمگیری سازمان بود بهگونهای که سیاست به برنامه، برنامه به اقدام و در نهایت شاخص و نتیجه به تصمیم مدیریتی متصل شود. این همان زیرساختی است که میتواند سازمان بهزیستی را در مسیر برنامهریزی نتیجهمحور، مدیریت عملکرد یکپارچه و در نهایت مدیریت هوشمند و دادهمحور قرار دهد.
اهمیت این تغییر در چیست؟
اهمیت موضوع در این است که سازمان از یک الگوی برنامهریزی مبتنی بر «چه کارهایی انجام میدهیم؟» به سمت الگویی حرکت میکند که ابتدا مشخص میکند «برای حل چه مسئلهای، در راستای کدام سیاست و با چه نتیجهای اقدام میکنیم؟». در این رویکرد، فعالیتها از اقدامات اجرایی تفکیک میشوند، همپوشانیها و موازیکاریها کاهش مییابد و هر فعالیت جایگاه مشخصی در معماری برنامههای سازمان پیدا میکند.
آیا خروجی این مرحله صرفاً یک مجموعه ماتریس سیاست- فعالیت است؟
خیر. ماتریسهای سیاست ـ فعالیت، همان هدف نهایی نیستند؛ بلکه معماری برنامههای سازمان و زیرساخت ورود به مرحله مدیریت عملکرد هستند. ارزش اصلی این کار زمانی آشکار میشود که این معماری در مراحل بعد به شناسنامه استاندارد برنامه ها، شاخصهای عملکرد اقدامات و شاخصهای کلیدی عملکرد فعالیتها متصل شود.
مرحله بعدی طرح چگونه دنبال خواهد شد؟
در ادامه سازمان وارد مرحله طراحی و استقرار نظام مدیریت عملکرد خواهد شد. در این مرحله برای برنامه های نهاییشده، شناسنامه فعالیت مطابق استانداردهای سازمان اداری و استخدامی تدوین میشود و برای هر اقدام و فعالیت، شاخصهای مناسب تعریف خواهد شد تا زنجیرهای منسجم از سیاست، فعالیت، اقدام، شاخص، هدف و نتیجه شکل بگیرد.
این طرح در نهایت به چه نقطهای خواهد رسید؟
مسیر طرح سه مرحله بههمپیوسته دارد: نخست طراحی معماری برنامههای سازمان، سپس طراحی و استقرار نظام مدیریت عملکرد و در ادامه هوشمندسازی مدیریت عملکرد. به عبارتی در مرحله سوم، سامانه مدیریت عملکرد، داشبورد مدیریتی و لایههای تحلیل هوشمند و دستیار هوش مصنوعی به این نظام متصل خواهند شد تا مدیران بتوانند بهجای اتکا به گزارشهای پراکنده، عملکرد سازمان را بهصورت برخط و مبتنی بر داده رصد و تحلیل کنند.
آیا بازمهندسی برنامهها صرفاً برای اصلاح ساختار برنامههای فعلی است یا قرار است شیوه تصمیمگیری سازمان را نیز تغییر دهد؟
بازمهندسی برنامهها اگر صرفاً به اصلاح عناوین فعالیتها محدود شود، ارزش راهبردی محدودی خواهد داشت. هدف اصلی این طرح، ایجاد یک منطق مشترک برای تصمیمگیری، برنامهریزی و تخصیص منابع در سازمان است. وقتی مشخص شود هر فعالیت در پاسخ به کدام مسئله، در راستای کدام هدف سیاستی و با چه نتیجهای انجام میشود، میتوان درباره ادامه، اصلاح، توسعه یا حتی توقف یک برنامه بر مبنای شواهد تصمیم گرفت. به این ترتیب، برنامهریزی از یک فرایند اداری برای تولید برنامه و گزارش، به یک ابزار واقعی برای حکمرانی، اولویتگذاری و تصمیمگیری مدیریتی تبدیل خواهد شد.
چه زمانی میتوان گفت این طرح واقعاً در سازمان مستقر شده و موفق بوده است؟
زمانی میتوان از استقرار واقعی صحبت کرد که این معماری وارد چرخه روزمره مدیریت سازمان شود؛ یعنی مدیر بتواند بداند هر فعالیت برای چه هدفی انجام میشود، چه میزان منابع مصرف میکند، چه خروجی و نتیجهای ایجاد کرده، با چه شاخصی سنجیده میشود و در صورت انحراف، چه اقدام اصلاحی باید انجام شود. بنابراین معیار نهایی موفقیت، تغییر رفتار مدیریتی و تبدیل داده و عملکرد به مبنای تصمیمگیری است، نه تولید اسناد بیشتر.
نقش داده و هوش مصنوعی در ادامه این مسیر چیست؟ آیا هوش مصنوعی هدف طرح است؟
خیر. هوش مصنوعی هدف طرح نیست؛ نتیجه بلوغ نظام مدیریت عملکرد و یک ابزار برای ارتقای کیفیت تصمیمگیری است. اگر معماری برنامهها، شناسنامه فعالیتها، شاخصها و دادههای عملکردی استاندارد و قابل اتکا نباشند، هوش مصنوعی صرفاً میتواند حجم بیشتری از تحلیلهای نامطمئن تولید کند.
به همین دلیل مسیر طرح از معماری برنامهها و نظام مدیریت عملکرد آغاز میشود و پس از ایجاد زیرساخت دادهای معتبر، به داشبورد مدیریتی، تحلیل هوشمند و دستیار هوش مصنوعی میرسد. در نقطه مطلوب، مدیر سازمان صرفاً گزارش دریافت نمیکند بلکه میتواند با بهره گیری از سامانه، روندها، انحرافها، نقاط بحرانی و گزینههای اقدام اصلاحی را بر مبنای دادههای واقعی سازمان تحلیل کند.
مطلوب نهایی این تحول برای سازمان بهزیستی چیست؟ آیا صرفاً بهبود برنامهریزی است؟
مطلوب نهایی، صرفاً داشتن برنامههای منسجمتر نیست؛ هدف، تغییر کیفیت حکمرانی سازمان است. سازمان باید بتواند منابع محدود خود را به مهمترین مسائل و اولویتهای جامعه هدف اختصاص دهد و بهصورت مستمر بداند هر مداخله چه مسئلهای را حل میکند و چه نتیجهای به همراه داشته است. از این منظر، طرح جامع بازمهندسی برنامهها مقدمهای برای شکلگیری سازمانی مسئلهمحور، نتیجهگرا، پاسخگو و یادگیرنده است؛ سازمانی که به جای اینکه موفقیت خود را با حجم فعالیتها بسنجد، آن را با میزان تغییری که در زندگی جامعه هدف ایجاد میکند ارزیابی کند.
نظر شما